1) 公司董事會決議
- 董事會通常需要通過一項決議，以批准股份轉讓。
- 這份決議應記錄在董事會會議紀錄中。
- 被轉讓的公司的組織章程細則，或最近一份已遞交予公司註冊處的周年申報表 (NAR1)
- 這些文件可能需要用於核實公司股份的持有人和權限。
- 如公司已營業，需要提供公司最新的經審核報表；如經審核報表日期早於轉讓日期前的六個月，需要提供從經審核報表日期至轉讓日期前不超過三個月的管理層報表
- 稅局普遍以報表的淨資產作為參考，來計算印花稅。
4) 股份轉讓表格 (Instrument of Transfer)
- 這是一份法律文件，用於記錄股份從轉讓人（賣方）轉移到受讓人（買方）的過程。
需要由轉讓人和受讓人簽署。
5) 股票轉讓申請書 (Bought and Sold Note)
- 用於記錄股份買賣的具體細節，包括股份數量、價格和轉讓日期。
6) 新股票證書
- 在股份轉讓完成後，公司需要向新股東發行新的股票證書。
7) 舊股票證書
- 受讓人通常需要交回原持有的股票證書，以便註銷。
8) 印花稅
- 股份轉讓需支付印花稅，通常雙方需要分別繳付以股份的公司淨資產的0.13% (共0.26%)及每份股份轉讓書港幣5元的費用。
- 需於香港稅務局（Inland Revenue Department）辦理並繳交。
9) 更新公司股東名冊
- 公司秘書需要更新公司股東名冊，以反映最新的股東變動 (股份轉讓生效後，兩個月內需更新名冊)。
10) 通知公司註冊處
- 雖然股份轉讓不需要直接向公司註冊處備案，但公司需要在下一份周年申報表(NAR1)中更新股東資訊。